Sistem za elektronsko arhiviranje i upravljanje dokumentacijom

ArhivEl v. 2.0

Šta je ArhivEL?

ArhivEl je softverski sistem koji automatizuje proces elektronskog arhiviranja dokumenata. Dakle, ArhivEL je softver koji omogućava pretvaranje dokumenta iz papirne forme u elektronsku formu, dugotrajno i bezbjedno arhiviranje tih dokumenata na računaru i njihovo jednostavno i brzo pretraživanje. Arhivel ima mogućnost da radi radi u lokalnoj računarskoj mreži (LAN), kao i u intranet i internet okruženju.
ArhivEL na najefikasniji način povezuje dokumente u jednu cjelinu - elektronsku arhivu, koja je uvijek dostupna i laka za pretraživanje. Kada se dokumenta konvertuju iz papirnog oblika u elektronski oblik i izvrši proces elektronskog arhiviranja, poslije toga se arhivirana dokumenta mogu na najbrži mogući nacin lako pronaći, koristeći raličite načine pretraživanja. Omogućeno je pretraživanje na osnovu bilo koje riječi iz sadržine dokumenata ili po opisnim osobinama koje se dodjeljuju svakom dokumentu u procesu arhiviranja. Softver ima ugrađene mehanizme za prava pristupa, koji omoćavaju pristup pojedinim dokumentima samo korisnicima koji imaju dodijeljeno pravo pristupa određenoj klasi dokumenata.
ArhivEL povezuje više raznorodnih savremenih tehnologija u jedan funkcionalan sistem.
Arhivel je u potpunosti razvijen kao proizvod programerskog tima kompanije IT Advanced Services d.o.o. iz Podgorice.

Šta nudi ArhivEl?

ArhivEl omogućava automatsku evidenciju elektronskih dokumenata kroz njihov čitav ‘životni ciklus’, počevši od skeniranja do konačnog arhiviranja i njihovo kasnije pretraživanje iz formirane baze podataka.
Osnovu ArhivEL-a predstavlja nekoliko softverskih modula koji su integrisani u potpuno funkcionalnu cjelinu, koja nudi potpunu podršku u radu sa dokumentacijom. Ovi moduli su tako projektovani da se jednostavno mogu podešavati prema specifičnim potrebama korisnika ovog softverskog rješenja.
Ovo znači da ArhivEl omogućava da korisnici (administratori aplikacije) sami kreiraju pravila i prava pristupa pojedinim dokumentima, vrše organizovanje dokumenata po nekoliko kriterijuma, zatim razna podešavanja u procesu skeniranja dokumentacije, potpunu slobodu u kreiranju broja i formata podataka za opisne osobine dokumenata (meta data), po kojima se kasnije može vršiti pretraga formirane baze podataka, odnosno dokumenata. Korisnicima je takođe omogućeno da samostalno kreiraju kriterijume i razne načine za napredno pretraživanje arhiviranih dokumenata.

Osnovne funkcionalnosti koje softver omogućava:

• Skeniranje papirnih dokumenata koji se arhiviraju
• Prepoznavanje štampanog teksta sa skeniranih dokumenata – OCR(Optical Character Recognition), prepoznavanje ručno pisanog teksta ICR

• Kategorizacija dokumenata
• Validacija dokumenata
• Pretraživanje dokumenata iz arhive pomoću nekog od web pretraživača (bez potrebe da se na računar instalira poseban program za pretraživanje arhive)
• Automatska konverzija dokumenata u PDF format

Pored ovih osnovnih funkcije ArhivEl omogućava i sledeće:

• Dugotrajno smještanje dokumenata (čuvanje i korištenje dokumenata u digitalnom obliku – elektronska arhiva)

• ArhivEl omogućava da se sa više, prostorno različitih lokacija vrši unos dokumenata za arhiviranje, a da smještanje i čuvanje arhiviranih dokumenata u elektronskom obliku bude centralizovano. Dakle softver ima mogućnost korištenja unutar lokalne mreže (LAN), kao i u intranet i internet okruženju.

• Integrabilnost sistema (Mogućnost integracije u postojeći informacioni sistem korisnika i integracija sa ostalim postojećim aplikacijama)

• Visoka bezbjednost, zaštita i sigurnost

• Kontrolisani i selektivni pristup dokumentima iz elektronske arhive - zavisno od nivoa dodijeljenih dozvola za pristup

• Organizovanje dokumenata prema potrebi korisnika - visok nivo parametrizacije prilikom kreiranja klasifikacione šeme arhive

• Omogućeno je istovremeno čuvanje dokumenata i pratećih opisnih podataka dokumenta, koje omogućuje lakšu identifikaciju i pronalaženje odgovarajućeg dokumenta

• Pretraživanje i pristup sadržaju dokumenata i pratećih podataka koje se manifestuje kroz inteligentno pretraživanje nestruktuiranih informacija i stalan pristup arhivi - globalnim pristupom informacijama preko interneta i intraneta

• Centralizovano elektronsko skladištenje arhivirane dokumentacije i mogućnost jednostavne proširivosti prostora za smještanje elektronske arhive

• Jednostavan backup elektronske arhive

• Jednostavnost korištenja

Kome je ArhivEL namijenjen?

ArhivEl je namijenjen preduzećima, ustanovama i organizacijama koje:

• žele ostvariti dugoročno rješenje arhiviranja dokumenata/predmeta
• koriste i u radu upravljaju velikim brojem dokumenata
• žele da omoguće centralizovan pristup svim svojim dokumentima
• teže smanjenju upotrebe papirnih dokumenata (paperless office)
• u svom poslovanju obrađuju veliki broj predmeta (projekata, poslova)
• poslovna dokumente žele sistematično da organizuju
• imaju potrebu za IT podrškom po sistemu kvaliteta ISO 9000
• automatizacijom žele ubrzati svakodneve poslovne procese
• imaju potrebu za kontrolom pristupa dokumentima i informacijama

Ako vam sve prethodno navedeno, nije pomoglo da se prepoznate kao budući korisnik ArhivEL-a, ponovićemo da je ArhivEL namijenjen firmama, organizacijama, ustanovama i uopšte svima koji rade se velikom količinom dokumenata ili žele da uvijek imaju tačan uvid o tok kretanja svoje dokumentacije.

Šta se ArhivEl-om dobija?

• Smanjenje operativnih troškova - smanjenjem upotrebe papira, ušteda arhivskog materijala i prostora, fotokopiranja i vremena, ljudskog rada, kašnjenja i grešaka nastalih ljudskim faktorom, izostavljanjem klasične dostave dokumenata...
• Ušteda u vremenu – brzo i inteligentno pretraživanje nestrukturiranih informacija, stalan pristup arhivi - uvid u trenutno stanje arhive
• Fleksibilnost organizacije – automatska kategorizacija, personalizacija i kontrolisan protok dokumenata; jednostavniji rad sa dokumentima na svim organizacionim nivoima
• Visoka bezbjednost - ArhivEl je razvijen korišćenjem napredne .NET tehnologije, što korisnicima omogućava visoku pouzdanost i bezbjednost u radu. Kontrola pristupa štiti dokumente od neautorizovanog pristupa i promjena
• Centralizovano skladištenje dokumentacije - Moderno poslovanje zahtijeva čuvanje velikog broja dokumenata. ArhivEl omogućava skladištenje cijele dokumentacije na jednom mjestu i brzo pretraživanje dokumenata prema ključnim riječima.

Radno okruženje

ArhivEL je zasnovan na Microsoft.NET tehnologiji i kao takav ima dobro poznato Windows radno okruženje. Osim radnog okruženja i sve druge opcije i mogućnosti preuzete su iz Windows okruženja, pa snalaženje i učenje programa nije ni malo teško. U slučaju da vam nešto ipak nije jasno ili ne znate kako da dobijete određeni rezultat, dato je detaljno uputstvo pomoću interaktivnog sistema za pomoć (Help system).

Kategorije i tipovi dokumenata

Osnovna jedinica elektronske arhive je dokument, ali kao što će kasnije biti opisano ne i jedina kategorija za organizovanje dokumentacije. Pod dokumentom se podrazumijeva cjelina koja može biti vezana za jednu ili više skeniranih strana i koja opciono može pripadati nekom od definisanih kategorija i tipova dokumenata, kao i nekoj od kategorija koje korisnik sam kreira (dosijei, partneri). Pripadnost dokumenta nekoj kategoriji ili tipu dokumenata, određuje opisne podatke (atribute, meta data) koji će biti ponuđeni korisniku za unos. Ovo je jedna od prvih opcija koju se nudi za organizaciju elektronske arhive. Na samom početku formiranja elektronske arhive, potrebno je izvršiti određene pripreme koje se prije svega odnose na definisanje tipova dokumenata po kojima je potrebno organizovatio arhivu i koje opisne karakteristike (atribute) želimo da vodimo o svakom tipu dokumenta, kako bismo upravo pretraživanjem po tim karakteristikama mogli da im naknadno pristupimo. Svaki od tipova dokumenata koje korisnik definiše odlikuje se proizvoljnim brojem atributa različitih tipova podataka (tekst, brojna vrijednost, datum, ...). Redoslijed atributa (meta data) i njihov karakter korisnik u svakom trenutku može da prilagodi svojim potrebama.

Kategorije registraturskog materijala

Aplikacija je osmišljena tako da u sebi već može da sadrži unaprijed definisane kategorije registraturskog materijala razvrstane po različitim grupama, tako da se od korisnika očekuje da u svega nekoliko koraka navede u međuvremenu prispjelu dokumentaciju i da je svrsta u odgovarajuće kategorije. Ističemo da je ovo samo opcija i da prilikom prve instalacije, program posjeduje listu kategorija koja je propisana Zakonom o kancelarijskom poslovanju, a da je potrebno da korisnik posjeduje sopstvenu. Ovu opciju korisnik nije primoran da koristiti da bi program uspješno funkcionisao.

Rad u ArhivEL-u?

Kao što je već rečeno u Tipovima dokumenata, na početku je potrebno definisati tipove dokumenata i anotacije, ali je naravno moguće i naknadno dodavanje istih u bilo kom trenutku, bez ograničenja. Kada su tipovi dokumenata definisani može se pristupiti skeniranju dokumenata i unosu samih vrijednosti anotacija.

REZIME

ArhivEl - ključne osobine

• Arhiviranje dokumentacije u elektronskom obliku (dugotrajno smještanje i zaštita
dokumenata)
• Kategorizacija dokumentacije (visok nivo parametrizacije)
• Pretraživanje dokumentacije: po sadržaju, po opisnim podacima meta
• Visoka bezbjednost kroz višekorisnički sistem kontrole pristupa (sistem korisnika i grupa korisnika)
• Centralizovano skladištenje dokumentacije (omogućava jednostavan backup)
• Sistem dosijea (predmeta): organizovanje dokumenata u logičke cjeline i njihovo publikovanje
• Geografski neograničen pristup dokumentima (Web-based client, svi dokumenti koji se nalaze u bazi podataka dostupni su u svakom trenutku putem intranet/externet portala)

• Funkcionalnost i user friendly dizajn